用Word寫論文時(shí)用到的非常有用的技巧

發(fā)布時(shí)間：2016-06-15 14:37:56 作者：佚名

論文是很多畢業(yè)生面臨的一大難題，專業(yè)學(xué)好了，論文的內(nèi)容并不難，但是很多時(shí)候論文的格式卻是難住了很多人，包括一些碩士博士，也被小小的word難住了。今天給大家分享一篇關(guān)于寫論文的小技巧，希望里面的內(nèi)容可以幫助你

論文是很多畢業(yè)生面臨的一大難題，專業(yè)學(xué)好了，論文的內(nèi)容并不難，但是很多時(shí)候論文的格式卻是難住了很多人，包括一些碩士博士，也被小小的word難住了。今天給大家分享一篇關(guān)于寫論文的小技巧，希望里面的內(nèi)容可以幫助你。

1. 章節(jié)目錄

0×00. 樣式與內(nèi)容分離
0×01. 創(chuàng)建模板
0×02. 添加注釋
0×03. 自動(dòng)編號(hào)
0×04. 插入公式
0×05. 插入圖表
0×06. 交叉引用
0×07. 圖表目錄
0×08. 參考文獻(xiàn)
0×09. 符號(hào)替換

0. 樣式與內(nèi)容分離

這一點(diǎn) LaTeX 用戶做的比較好，Word 用戶往往不是特別注意。樣式與內(nèi)容分離可以最大限度的使作者從繁復(fù)的排版工作中解脫出來，而全身心的投入到內(nèi)容寫作，后期調(diào)整格式也相對(duì)容易。與 LaTeX 類似，在寫作的時(shí)候只需要告訴 Word 這是正文，這是圖，這是表，這是標(biāo)題就行了。

Word 的樣式列表如下圖所示，在這可以任意的添加、刪除、修改樣式。

樣式的添加伴隨著論文的寫作進(jìn)行的。當(dāng)遇到之前沒遇到的樣式，就隨手將該格式添加到樣式列表中。比如寫到一半，出現(xiàn)第一個(gè)圖，圖與正文格式不同，要求無縮進(jìn)，位置居中，所以此時(shí)需要添加一個(gè)圖的樣式。以后出現(xiàn)圖的時(shí)候直接點(diǎn)擊樣式列表就行了。論文完成的時(shí)候，你的樣式列表也就完成了。要保證一點(diǎn)，論文中的除了自動(dòng)生成的部分（如目錄，參考文獻(xiàn)等）所有內(nèi)容都必須與一種樣式對(duì)應(yīng)。這樣做的好處就是后期調(diào)整格式十分便捷。

有些時(shí)候論文寫了大半或者寫完的時(shí)候需要調(diào)整論文的格式，比如正文字體變小一號(hào)，圖片變成左對(duì)齊。這里不能全選然后更改字號(hào)，這樣的話所有的字號(hào)都變成一樣的了。笨一點(diǎn)的辦法就是一段一段的選擇，然后調(diào)整字號(hào)。稍微聰明一點(diǎn)的辦法利用格式刷，一點(diǎn)一點(diǎn)的改。但是對(duì)于幾十頁甚至上百頁的文章來說是非常耗時(shí)，而且容易遺漏，導(dǎo)致格式前后不一致。如果寫作的時(shí)候就將樣式與內(nèi)容分離開，此時(shí)只需要在樣式列表中的“正文”樣式上點(diǎn)擊右鍵，選擇“修改…”，如下圖所示。

在彈出的對(duì)話框中，將字體改成五號(hào)字體，點(diǎn)擊確定，如下圖所示。

這樣所有的正文字體都會(huì)變成五號(hào)字體。

其他樣式，例如行距，顏色，縮進(jìn)，編號(hào)等等，都可以在樣式中進(jìn)行統(tǒng)一更改。修改過程非常方便，文檔越大效果越明顯。

1. 創(chuàng)建模板

當(dāng)你寫完一篇論文的時(shí)候，可以將該文檔的副本的內(nèi)容刪除，然后保存成模板，以便日后使用。以后寫論文的時(shí)候復(fù)制一份這個(gè)模板，打開便可以直接進(jìn)行寫作了。所有的樣式都將如上一篇論文一樣，省去了添加樣式的過程。

如果希望新建的 Word 文檔中包含這些樣式，將該空白模板另存為 .dotx 格式，路徑為我的文檔下的“自定義 Office 模板”，如下圖所示。

以后再打開 Word 時(shí)，可以在“個(gè)人”模板中找到該模板，如下圖所示。

點(diǎn)擊該模板，就可以創(chuàng)建一個(gè)空白文檔，樣式列表與第一篇論文一致。

如果想讓右鍵菜單新建的 Word 文檔變成該模板，需要將該空白文檔另存為 .dotm 格式，然后替換掉該文件

  "C:\Users\XXX\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Normal.dotm"

其中 XXX 為你的用戶名。

這樣通過右鍵菜單新建的 Word 文檔將變成改模板。如下圖所示。

2. 添加注釋

論文寫作有時(shí)候需要添加一些思考的過程，或者是想暫時(shí)刪掉某些內(nèi)容。LaTeX 用戶比較方便直接添加注釋就行了。

 % This is comment。\iffalse  This is comment, too.\fi

其實(shí)利用 Word 中的樣式，可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。

首先創(chuàng)建一個(gè)新樣式，名字為“注釋”。

為了與正文區(qū)別開來，將字體設(shè)置成仿宋+Courier New，顏色為綠色。最重要的一條就是將“隱藏”復(fù)選框選中。

按照 Matlab 或者 LaTeX 的注釋風(fēng)格，項(xiàng)目符號(hào)選擇一個(gè) Courier New 字體的半角百分號(hào)。這個(gè)可以不用設(shè)置。

為了方便使用，可以為該樣式設(shè)置快捷鍵。我這里用的是 Ctrl + %，也就是 Ctrl、Shift 和5 同時(shí)按下。

到此為止，注釋樣式的配置就完成了。最后一步，打開 Word 的選項(xiàng)，選中“顯示隱藏文字”復(fù)選框，如下圖所示。

回到正文，按下 Ctrl + Shift + 5 即可進(jìn)入注釋模式。如果想暫時(shí)刪除某寫內(nèi)容，選中這些內(nèi)容，然后按下 Ctrl + Shift + 5 即可。

上圖中綠色文字，只有你能看到，其他人由于 Word 默認(rèn)不顯示隱藏文字，所以是看不到這些內(nèi)容的。在其他人眼中，該 Word 文檔是這樣的：

如何批量刪除注釋內(nèi)容？

當(dāng)文檔完成的時(shí)候，注釋內(nèi)容失去作用，又不想萬一被人看見。利用替換功能刪除這些注釋即可。打開替換對(duì)話框，選擇“格式”–“字體”，將“隱藏”復(fù)選框選中，如下圖所示。

然后點(diǎn)擊確定，替換窗口會(huì)多出一條格式屬性：隱藏，如下圖所示。

“替換為”文本框留空，然后點(diǎn)擊全部替換，便刪除所有的注釋內(nèi)容。

有時(shí)候我們需要去掉注釋看看文章到底是什么樣的，然后就跑去修改選項(xiàng)，太麻煩！我們用一個(gè)宏來完成這個(gè)繁瑣的工作。

新建一個(gè)名字為 ShowComment 的宏，然后點(diǎn)擊創(chuàng)建。

再打開的代碼框中，在 sub 中添加一句代碼就行了：

 ActiveWindow.View.ShowHiddenText = Not ActiveWindow.View.ShowHiddenText

如下圖所示。

然后把這個(gè)宏添加到快速訪問工具欄中。

在打開的對(duì)話框中將剛剛創(chuàng)建的宏添加到快速訪問工具欄，如下圖所示。

改個(gè)名字，換個(gè)圖標(biāo)。

快速訪問工具欄上多了一個(gè)按鈕，點(diǎn)擊它就可以切換顯示注釋或者是不顯示注釋。

當(dāng)然，你如果只想看看最終樣子的話，可以不用這么麻煩，按 Ctrl + P，進(jìn)入打印預(yù)覽就好了。

3. 自動(dòng)編號(hào)

本人是不建議任何形式的手動(dòng)編號(hào)，費(fèi)勁，而且容易出錯(cuò)。我見過不少人的論文采用的是手動(dòng)編號(hào)，后期需要?jiǎng)h除或者添加章節(jié)、圖片、表格，然后就是所有編號(hào)重新改一遍，那酸爽，我相信懂的人自然懂。

Word 提供的編號(hào)樣式已經(jīng)非常多了，還支持自定義編號(hào)格式，基本涵蓋 99% 的使用場景。

Word 默認(rèn)模板標(biāo)題是不帶編號(hào)的，好多人也不會(huì)為標(biāo)題添加編號(hào)，這里簡單介紹一下如何為標(biāo)題添加編號(hào)。

第一步：點(diǎn)擊多級(jí)列表，為多級(jí)標(biāo)題選擇一種編號(hào)格式，我這里選的是第三種。

然后點(diǎn)擊菜單下方的”定義新的多級(jí)列表“，打開如下對(duì)話框。

點(diǎn)擊”更多“，顯示出為師的完全體。

左上角的的多級(jí)列表是可以點(diǎn)擊的，選擇一級(jí)編號(hào)，然后在”將級(jí)別鏈接到樣式“下拉框中選擇”標(biāo)題一“，如下圖所示。

二級(jí)標(biāo)題、三級(jí)標(biāo)題如法炮制，如下圖所示。

至此，標(biāo)題的編號(hào)已經(jīng)設(shè)置完畢，你要是想用 5 級(jí)標(biāo)題，也可以定義到 5 級(jí)標(biāo)題。

使用方面，直接點(diǎn)擊標(biāo)題樣式，然后輸入標(biāo)題的內(nèi)容就行了，編號(hào)都為你自動(dòng)設(shè)置妥當(dāng)。

不論論文如何修改，你都不用為編號(hào)操心，而且編號(hào)也不會(huì)亂。

4. 插入公式

介紹一個(gè)小插件，可能有很多人都開始用了，就是 Aurora。先來說說為什么不用其他的公式編輯器。

Word 自帶了公式編輯器，其實(shí) Word 自帶的公式編輯器不用鼠標(biāo)點(diǎn)來點(diǎn)去的選擇各種符號(hào)，可以通過快捷鍵來輸入各種符號(hào)，也可以利用題注給 Word 中的公式添加自動(dòng)編號(hào)以及交叉引用。但是有點(diǎn)麻煩，這是我不推薦 Word 自帶公式編輯器其中的一個(gè)原因。

MathType 用的人非常多，MathType 支持 LaTeX 的輸入方式，自動(dòng)編號(hào)以及交叉引用都比較方便。因?yàn)椴荒芏x常用的宏，還不夠方便。

其實(shí)我不用 Word 自帶的公式編輯器或者是 MathType 的最主要的原因就是，這兩個(gè)產(chǎn)生的公式太丑了。美丑這個(gè)東西仁者見仁，我的審美也不是最優(yōu)秀的，我貼幾張對(duì)比圖，如果感覺 Aurora 產(chǎn)生的公式最漂亮，可以繼續(xù)往下看，如果感覺差不多，可以跳過這一章。

下圖是二次方程求根公式的三種公式編輯器的對(duì)比圖，好像都還好。

下圖是分段函數(shù)的三種公式編輯器的對(duì)比圖，抱歉我不知道前兩個(gè)怎么左對(duì)齊，MathType 的括號(hào)看起來發(fā)虛。

下圖是求和公式的三種公式編輯器的對(duì)比圖，第一個(gè) Sigma 什么鬼，而且前兩個(gè) Sigma 兩邊的間距太寬了。

下圖是矩陣的三種公式編輯器的對(duì)比圖，第一個(gè)皺巴巴的感覺，第二個(gè)括號(hào)和點(diǎn)都有點(diǎn)虛。

Aurora 插入公式也是非常的便捷，整個(gè)輸入過程都不需要鼠標(biāo)的參與，省去了右手在鼠標(biāo)和鍵盤之間來回奔波。如果你的論文中有大量的重復(fù)公式，可以向 Aurora 中添加宏命令來實(shí)現(xiàn)快速輸入。比如論文中經(jīng)常出現(xiàn)：

$x_1,x_2,\cdots,x_n$

你可以在 Aurora 的 Package 選項(xiàng)中添加以下宏定義：

 \newcommand{\xs}{x_1,x_2,\cdots,x_n}

以后就可以利用 \xs 快速輸入了。如果你還想輸入

$y_1,y_2,\cdots,y_n$

和

$z_1,z_2,\cdots,z_n$

可以定義一個(gè)帶參數(shù)的宏命令。

 \newcommand{\qiqi}[1]{#1_1,#1_2,\cdots,#1_n}

你就可以通過輸入 \qiqi{y} 和 \qiqi{z} 來快速輸入

$y_1,y_2,\cdots,y_n$

和

$z_1,z_2,\cdots,z_n$

如果你有時(shí)候還想改變上線值 n 的話，可以定義一個(gè)帶兩個(gè)參數(shù)的宏定義。

 \newcommand{\qiqi}[2]{#1_1,#1_2,\cdots,#1_{#2}}

然后你就可以通過輸入 \qiqi{a}{100} 來快速輸入

$a_1,a_2,\cdots,a_{100}$

定義宏命令還有一種用途，我在寫上一篇文章的時(shí)候，有個(gè)變量 R，不知道用什么樣式。是R ？是r ？還是/it Risk ？其實(shí)不用糾結(jié)這個(gè)，定義一個(gè)命令代替這個(gè) R 就好了。

 \newcommand{\risk}{\mathscr{R}}

以后如果需要改的話改一下宏命令，全文的 R 都變了，省去了一個(gè)一個(gè)改的繁瑣。普通文本可以以實(shí)現(xiàn)類似的功能，詳見 9. 符號(hào)替換。

Aurora 自帶個(gè)微型的 TeX 系統(tǒng)，原理就是將你輸入的公式利用 TeX 進(jìn)行編譯，然后將產(chǎn)生的結(jié)果插入到 Word 中。所以你要用 Aurora 輸入公式，需要先了解一下 LaTeX 的公式輸入。關(guān)于這方面的內(nèi)容可以參見《一份不太簡短的 LaTeX 2ε 介紹》中的第三章。

最后說一點(diǎn)，利用 Aurora 編輯的公式，在沒裝 Aurora 的電腦上是無法編輯的，MathType 也這樣。Aurora 產(chǎn)生的公式可以位圖，也可以是矢量圖。位圖的優(yōu)點(diǎn)就是到哪里看起來都一樣，矢量圖的優(yōu)點(diǎn)就是可以無限放大。如果你只在你本機(jī)上編輯打印的話，推薦使用矢量圖。如果你要發(fā)給別人看的話，還是保存成位圖比較好，矢量圖在沒裝 Aurora 的電腦上顯示不正常。如何修改請(qǐng)看下圖：

5. 插入圖表

如果你需要在文章中插入圖表，你至少需要以下 4 中樣式：

圖

圖標(biāo)題

表

表標(biāo)題

插圖的過程就是插入一張圖片，然后點(diǎn)擊“引用”–“插入題注”。

在彈出的對(duì)話框中選擇你想要的標(biāo)簽，如果沒有你想要的，你可以點(diǎn)擊“新建標(biāo)簽”，自己添加一個(gè)標(biāo)簽。

然后設(shè)置編號(hào)的樣式，我這里用的是 1.1 這種格式，前面的 1 是章節(jié)編號(hào)，后面的 1 是圖編號(hào)。如果你不想要章節(jié)編號(hào)，就把“包含章節(jié)編號(hào)”的復(fù)選框去掉。最后在設(shè)置一下兩個(gè)數(shù)字之間的符合，我用的是句點(diǎn)。

最后點(diǎn)擊確定，一個(gè)題主就插好了。然后補(bǔ)充這個(gè)圖的標(biāo)題，設(shè)置好圖和圖標(biāo)題的樣式，一個(gè)圖就大功告成了一半了。

但是，這樣插圖有個(gè)問題：前文有可能還要插入別的內(nèi)容，很可能把這個(gè)圖擠到頁面下方，導(dǎo)致圖和圖標(biāo)題分在了兩頁，就像這樣：

為了避免這個(gè)問題，我們?cè)谡囊迦雸D片的位置上添加一個(gè)1/times1 的表格。然后去掉表格的邊框：

然后設(shè)置表格屬性，去掉“允許跨頁斷行”復(fù)選框。

最后將圖和圖標(biāo)題剪切到表格中即可。

這樣，圖和圖標(biāo)題就是不可分割的一部分了。

表格的插入與圖片類似，短表格不建議分頁，最好和圖片一樣，與表標(biāo)題一起放在一個(gè)1/times1 的表格中。長表格就不能用這個(gè)方法了，因?yàn)楹苡锌赡艹霈F(xiàn)頁面底端由于放不下表格而大面積留白的情況。與圖片類似，有可能出現(xiàn)這種情況：

對(duì)于這種情況我還沒有特別好的解決辦法。

最后發(fā)發(fā)牢騷，Word 一直不支持 LaTeX 中的浮動(dòng)環(huán)境這個(gè)功能，也是比較遺憾的，希望以后的版本會(huì)支持這個(gè)功能。

6. 交叉引用

交叉引用對(duì)應(yīng) LaTeX 的兩個(gè)命令，一個(gè)是 \label{} 一個(gè)是 \ref{}。

論文中不會(huì)出現(xiàn)“如下圖”、“如下表”等描述，因?yàn)橛袝r(shí)候?yàn)榱税婷鎰蚍Q，圖、表和引用的地方相距甚遠(yuǎn)，“如下圖”、“如下表”只會(huì)讓人摸不著頭腦。所以論文中都是“如圖1.1”，“如表3.2”之類的。圖表的編號(hào)在 5. 插入圖表中介紹過了，這里介紹如何引用這些數(shù)字。